Płatnik składek jest obowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy.  Rozliczenie składek oraz wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych podlegających rozliczeniu na poczet składek następuje w deklaracji rozliczeniowej według ustalonego wzoru. Nie podlegają rozliczeniu w deklaracji rozliczeniowej zasiłki wypłacone przez płatnika bezpodstawnie. Deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne płatnik składek przekazuje bezpośrednio do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej.

Płatnik składek przesyła deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, nie później niż:

• do 10 dnia następnego miesiąca - dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie;
• do 5 dnia następnego miesiąca - dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych w rozumieniu art. 20 ust. 1, art. 24 ust. 1 i art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.7));
• do 15 dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników

Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Płatnicy składek są obowiązani przekazywać zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe, inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez ZUS, chyba że płatnik rozlicza składki nie więcej niż za 5 osób - wtedy może przekazywać dokumenty, o których mowa wyżej, w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z Programu Płatnik.

Do 31 stycznia każdego roku płatnicy składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązani są składać informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA.

Informację ZUS IWA złożyc należy w formie, w jakiej płatnik zobowiazany jest składać deklaracje miesięczne ZUS DRA - odpowiednio w formie elektronicznej lub papierowej. Uwaga - wysyłając informację w postaci papierowej pocztą na kopercie należy umieścić napis "ZUS IWA".

Od 1 kwietnia 2006 r. stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe na kolejne lata składkowe ustala ZUS, ale tylko tym płatnikom składek, którzy za trzy kolejne, ostatnie lata kalendarzowe przesłali ZUS IWA. ZUS przesyła informację na temat stawki do 20 kwietnia danego roku i stawka ta obowiązuje od 1 kwietnia danego roku do 31 marca roku następnego. Dotyczy ona wszystkich ubezpieczonych u danego płatnika.
Obowiązek składania ZUS IWA nie dotyczy wszystkich płatników, a jedynie spełniających łącznie wszystkie trzy wymogi określone ustawowo:

Po pierwsze - obowiązek dotyczy płatników zarejestrowanych w ZUS nieprzerwanie jako płatnicy w całym roku poprzednim (od 1 stycznia do 31 grudnia) oraz co najmniej 1 dzień w styczniu roku następnego. Zatem w roku 2009 ZUS IWA składają płatnicy zarejestrowani w ZUS bez przerwy od 1 stycznia 2008 r. do 31 grudnia 2008 r. oraz w conajmniej jednym dniu stycznia 2009 r., np. 1 stycznia albo 31 stycznia 2009 r. Obowiązek składania ZUS IWA nie dotyczy zatem płatników zgłaszających w roku poprzednim przerwę w prowadzeniu działalności gospodarczej (urlop) w wymiarze choć 1 dnia, ani tez płatników, którzy zlikwidowali działalność gospodarczą by otworzyć ją ponownie nawet po jednodniowej tylko przerwie.

Po drugie - obowiązek dotyczy płatników zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych. Każdy płatnik powinien zatem zsumować ilość ubezpieczonych w ramach ubezpieczenia wypadkowego w kązdym miesięcznym DRA w roku poprzednim oraz podzielić wynik przez 12. Wynik należy zaokrąglić - od 9,50 w górę do 10. Dla ustalenia obowiązku składania deklacji w roku 2009 należy wziąć pod uwagę DRA z roku 2008. Nie ma przy tym znaczenia czy pracownicy byli zatrudnieni w pełnym, czy też w niepełnym wymiarze czasu pracy, ale czy płatnik ZUS opłacił składkę na ubezpieczenie wypadkowe za danego ubezpieczonego co najmniej za jeden dzień w danym miesiącu.

Autor: Artur M. Brzeziński

e-Porady – czytaj za darmo!

Odpowiedzi redakcji PIT.pl na pytania podatkowe użytkowników: